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1.
Données insuffisantes ou inadéquates
Les expériences
des autres programmes TOKTEN notent
que la disponibilité à
temps et en quantité suffisante
et avec précision a été
un handicap majeur pour la réussite
des interventions des experts. Cet
aspect demande une attention particulière,
compte tenu de la durée d'intervention
des experts. Le Ministère des
Affaires Etrangères, de l'Union
Africaine et des Sénégalais
de l'Extérieur prendra toutes
les dispositions
nécessaires pour assurer que
la documentation requise pour chaque
intervention sera disponible avant
ou dès le début de la
mission.
2.
Examen des requêtes pour les
services d'experts
Sans
un processus rigoureux de sélection
et de suivi, il y a un grand risque
que certaines interventions ne produiront
pas l'impact escompté. Les
requêtes d'intervention non
conformes aux objectifs du Programmes
ne seront pas acceptées. De
même, il faut s'assurer de l'adéquation
des qualifications des experts par
rapport aux missions et des structures
bénéficiaires. Les rencontres
périodiques entre le Ministère
des Affaires Etrangères, de
l'Union Africaine et des Sénégalais
de l'Extérieur et le PNUD permettront
d'amenuiser ces éventuels risques.
3. Concentration en termes de domaines,
localisation et type de bénéficiaires
Sans
une gestion efficace de la part du
Ministère des Affaires Etrangères,
de l'Union Africaine et des Sénégalais
de l'Extérieur, il est fort
probable que plusieurs interventions
seront concentrées à
Dakar, ainsi qu'auprès d'institutions
préférées et
sur des sujets du jour ou porteurs.
Ce risque est donc à gérer
avec vigueur et de manière
pro-active par le Ministère
des Affaires Etrangères, de
l'Union Africaine et des Sénégalais
de l'Extérieur.
4. Délai et annulation
des consultations, décès/accidents
La
probabilité que certains
experts accusent des retards de
dernière minute ou que leurs
interventions soient annulées
pour plusieurs raisons sont autant
de risques à considérer.
Un autre
risque à considérer
est lié à des accidents
éventuels ou au décès
d'un consultant pendant son intervention
au Sénégal. C'est pourquoi
le programme par l'intermédiaire
du Ministère des Affaires Etrangères,
de l'Union Africaine et des Sénégalais
de l'Extérieur informera les
candidats éventuels qu'ils
bénéficient d'une assurance
médicale pendant la durée
de leur mission au Sénégal.
Les coûts y afférents
seront financés par le projet.
GESTION
Le
Ministère des Affaires
Etrangères, de l'Union
Africaine et des sénégalais
de l'Extérieur (Secrétariat
Général) jouera
le rôle d'agence d'exécution
du projet. Il sera responsable
de la gestion de tous les aspects
du projet :
L'affectation des consultants
selon les critères de l'assistance
technique du PNUD ; du budget
et du suivi. Les entités
(et services) bénéficiaires
devront assister les consultants
pour la logistique et l'appui
substantiel. Ceci comprend, entre
autres, la documentation nécessaire,
mise à disposition de locaux
de travail et de réunions,
transport, équipements
divers, etc… Tous ces apports
seront identifiés au préalable
et leur disponibilité assurée
avant qu'une intervention ne soit
formellement approuvée.
Le
Ministère des Affaires
Etrangères, de l'Union
Africaine et des Sénégalais
de l'Extérieur (Secrétariat
Général) aura
des relations fonctionnelles
avec différents ministères
et autres institutions nationales.
Il pourra, pour des raisons,
d'efficacité et d'efficience,
déléguer certaines
responsabilités (de gestion
et de logistiques) à
d'autres entités au profit
des organisations bénéficiaires.
Des termes de références
détaillés et précis
seront préparés
autant que de besoin.
Le
Ministère des Affaires
Etrangères, de l'Union
Africaine et des Sénégalais
de l'Extérieur et le
PNUD tiendront des réunions
trimestrielles de gestion du
projet pour revoir les interventions
proposées, la situation
des propositions acceptées
d'un commun accord et qui sont
mises en œuvre ainsi que
les progrès accomplis
par le programme, sa situation
financière ainsi que
son impact.
Le
Ministère des Affaires
Etrangères, de l'Union
Africaine et des Sénégalais
de l'Extérieur et le PNUD
peuvent décider d'un commun
accord de modifier le plan de
travail ainsi que d'autres aspects
opérationnels au cours
de ces réunions.
Les
points suivants seront impérativement
et nécessairement pris
en compte dans l'exécution
de ce projet TOKTEN/RCST :
a)
les missions des consultants et
les conférences doivent
être liées aux domaines
stratégiques de concentration,
aux priorités thématiques,
à la situation escomptée
de fin de projet ainsi qu'aux
bénéficiaires cibles
tels que définis plus haut.
b)
Hormis le cas des conférences,
la durée d'une consultation
individuelle ne devrait pas être
moins d'une semaine et pas plus
que deux mois dans le but d'en
assurer des résultats concrets.
Les services de consultation fournis
par le même expert sont
limités à deux consultations
pour la même structure bénéficiaire
durant la même année.
Dans des cas spéciaux,
une considération particulière
pourra être accordée
pour un chef de mission dans le
cas des conférences.
c)
Les missions d'expertise pour
les conférences et les
ateliers à financer seront
limitées à celles
qui produiront le plus d'impact
à un niveau national. Un
accord devrait être atteint
au moins trois mois avant la date
de l'événement,
afin de permettre au Ministère
des Affaires Etrangères
et au PNUD d'y contribuer de façon
substantive.
d) Les consultants peuvent
aussi être requis pour intervenir
en matière de conseil auprès
du gouvernement pour d'autres
projets déjà financés
par le PNUD.
e) Des nouveaux sous-projets
en partage de coûts seront
considérés uniquement
s'ils rencontrent les critères
préétablis par le
gouvernement et le PNUD. Tout
nouveau sous-projet fera l'objet
d'une réunion d'évaluation.
La structure bénéficiaire
soumettra une proposition de sous-projet
avec budget et un plan de travail
au Ministère des Affaires
Etrangères et au PNUD pour
examen.
f)
Les demandes individuelles pour
les experts du programme TOKTEN/RCST
seront prises en compte par
le Ministère des Affaires
Etrangères dans le cadre
du plan annuel approuvé
entre le PNUD et le Ministère
des Affaires Etrangères,
de l'Union Africaine et des
Sénégalais de
l'Extérieur (Secrétariat
Général). Les
entités bénéficiaires
soumettront les documents suivants
au titre de chaque requête
d'expertise auprès du
programme TOKTEN/RCST :
1)
formulaire de requête
doit être rempli par l'entité
bénéficiaire avec
indications des problèmes
à résoudre, des
produits attendus, indications
de l'impact escompté,
plan de travail et les obligations
des consultants (voir annexe
1 pour description générale)
2) candidats(es) proposés(es)
avec une fiche individuelle
de consultant ( annexe
3) rapport de mission
des consultants à être
préparé par chaque
consultant (annexe 3)
4) rapport de services
à préparer par
chaque entité bénéficiaire
(annexe
5) fiche individuelle
personnelle à être
remplie par chaque candidat
(e) (annexe 5)
Pour
le site web, le Ministère
des Affaires Etrangères,
de l'Union Africaine et des
Sénégalais de
l'Extérieur préparera
un plan d'exécution montrant
les services du site, le personnel
responsable du site, le plan
de mise en œuvre et le
budget. Ce plan sera revu et
approuvé par le PNUD
avant la mise à disposition
des fonds et le début
des activités.
AGENCE
DE COOPERATION
D'un
commun accord avec le Ministère
des Affaires Etrangères,
de l'Union Africaine et des Sénégalais
de l'Extérieur, le Bureau
des Services aux Projets des Nations
Unies (UNOPS) a été
désigné pour appuyer
l'exécution de ce projet.
En tant qu'agence de coopération,
elle aura pour tâches essentielles
:
-
-
Mise
en route des consultants
-
-
Assurance
de voyage des consultants
-
Assurance
maladie des consultants
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